திட்ட மேலாண்மை - முன்னோட்டம் (Project Management - An Introduction) - பாகம் 1

முன்னுரை:

தமிழ்ப் பதிவுகளில் பல தரப்பட்ட தலைப்புக்களில் கட்டுரைகளும், கதைகளும், கவிதைகளும் பதியப்படுகின்றன. தற்பொழுது தொழில் நுட்பம் சம்பத்தப்பட்ட பல பதிவுகள் வருகின்றன. அவ்வகையில், நான் Project Management பற்றி பதிய விழைகின்றேன். இந்தத் தலைப்பு, பெரும்பாலான பதிவர்களுக்கு புதியது அல்ல, தெரிந்த ஒரு விடையம்தான். இருந்தாலும், நான் இதை எழுத எத்தனித்ததன் காரணம், தமிழில் இது பற்றி எழுத வேண்டும் என்கின்ற ஒரே ஒரு நோக்கம்தான்.

நண்பர்கள் குழுவில் இது பற்றி பேசிக் கொண்டிருக்கையில், அவர்களும், இது மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும் எனவும், இந்த வித தமிழ்க் கட்டுரைகள், பல மாணவர்களுக்கு மென் தகுதிகளை (soft skills) வளர்த்துக் கொள்ள மிகவும் உதவியளிக்கும் என்றும் கருதினார்கள்.

இந்த கட்டுரைகள் ஒரு தொடராக வெளி வரும். தமிழில் என் சொல்லாண்மை அவ்வளவு வலிதானதல்ல. எங்கேனும் தவறுகள் இருப்பின், தயை கூர்ந்து எனக்குத் தெரியப்படுத்தவும். என் கருத்துக்கள் தவறு என் உங்களுக்குப் பட்டால், நீங்கள் நிச்சயம் சுட்டிக்காட்டலாம். விவாதங்கள் வரவேற்கப்படுகின்றன.

திட்ட மேலாண்மை - முன்னோட்டம் (Project Management - An Introduction ) - பாகம் 1

திட்டம் என்பது Plan என்கிற வார்த்தையையும் குறிக்கும். இது குறித்து விவாதம் செய்கையில், நண்பர் நாக. இளங்கோவன் 'முயலல்' என்ற வார்த்தையைக் கூறினார். ஒவ்வொரு திட்டமும் ஒவ்வொரு விதமான முயற்சிதான். எனவே 'முயலல்' பொருத்தமான சொல்லாகப் படுகிறது. எனினும் பெரும்பாலான மக்களை சென்றடைய வேண்டி, எளிதில் புரியும் வார்த்தையான 'திட்டம்' என்கிற சொல்லையே பயன்படுத்துகிறேன்

திட்ட மேலாண்மை என்றால் என்ன?

திட்ட மேலாண்மை என்று எதைக் கூறுகிறோம்? ஒரு கட்டிடம் கட்டுவதற்கு முன் ஒரு வரை படம் (Plan) தயாரிக்கிறோம். இந்த வரை படம் ஒரு திட்டம் தான். ஆனால் அதுவே திட்ட மேலாண்மை ஆகி விடுமா? ஆகாது.

ஒரு முனைப்போடு, நமக்குள் ஒரு நோக்கத்தை வைத்துக் கொண்டு, அதற்கான ஒரு கால வரம்பை உறுதி செய்து, செலவினங்களுக்கான ஒரு உச்சத் தொகையை நிர்ணயித்து, இதனை இன்னார்தான் செய்ய வேண்டும் என தீர்மானம் செய்து, அவை அனைத்தையும் ஒருங்கிணைத்து, எப்போது எதைச் செய்ய வேண்டும் என்கின்ற ஒரு செயல் பாட்டினை வரைந்து, அந்த செயல்பாடு அவ்வாறு நடந்து கொண்டிருக்கிறதா என்பதைக் கண்காணிப்பதுதான் திட்ட மேலாண்மை ஆகும்.

திட்டம் அல்லது திட்ட மேலாண்மை என்பது ஒரு புதிய வார்த்தையா? ஏன் எல்லோரும் இப்பொழுது அதைப் பற்றி அதிகம் பேச வேண்டும்?

எகிப்தியர்கள் பிரமிட்கள் கட்டினார்கள். சீனாவில் நீள்சுவர் எழுப்பினார்கள். ரோமானியரின் கட்டிடங்கள், இந்தியாவில் உள்ள பெரும் கோவில்கள், அரண்மனைகள் ஆகியவை மிகவும் பழமையானவை. இவை அனைத்தும் பல நூற்றாண்டுகளுக்கு முன்பே கட்டப்பட்டவை. அப்பொழுது எந்த விதமான மேலாண்மை நுட்பத்தை அவர்கள் கையாண்டார்கள்?

இப்பொழுது ஒரு சிறிய கட்டடம் கட்டுவதென்றால் கூட ஒரு திட்ட மேலாளர் (Project Manager) வேண்டும் என்று கூறுகிறோம். அப்படியென்றால், இது மாதிரியான பிரமாண்டங்களை அவர்கள் எவ்வாறு எழுப்பினார்கள்? அவர்கள் எந்த விதமான உத்திகளைக் கையாண்டார்கள்?

அப்பொழுதும் அவர்கள் திட்டமிட்டுத்தான் பணி புரிந்தார்கள். செய்யும் உத்திகள் மாறியிருக்கலாம். ஆனால் செயல்பாடுகள் (Process) ஒரே மாதிரியாகத்தான் இருந்திருக்கும். எனவே இது ஒரு பழம்பெரும் கலை. இந்தக் காலக்கட்டத்தில்தான் உருவானது என்று நிச்சயமாக கூற இயலாத ஒன்று.

பொதுவாக திட்ட மேலாண்மை என்பது, கலைந்து கிடக்கும் பாகங்களை ஒன்று சேர்த்து ஒரு முழு உருவமாக்குதலே. (arranging a jigsaw puzzle)

திட்டம் என்றால் என்ன?

• ஒரு வரையறுக்கப்பட்ட நோக்கம்
• தனித்துவம் நிறைந்தது (Unique)
• ஆதியும், அந்தமும் உள்ளது ( Start and End dates)
• எண்ணங்கள், செயல்களாக உருமாற்றப்பட்டு, செயல்கள் அவற்றை நிறைவேற்றுவர்களிடம் ஒப்படைக்கப்பட்டு வரைமுறைகளுக்கு உட்பட்டு முடிவுகளை அடையும் முயற்சியே திட்ட செயல்பாடு ஆகும்.

இதனை இவன் முடிப்பான் என்றாய்ந்து

அதனை அவன் கண் விடல்

சரி, நாம்தான் தினம் எல்லாவற்றையும் இப்படித்தானே செய்கிறோம். தினமும் குறித்த நேரத்திற்கு எழுந்து, அந்தந்த வேலைகளை அந்தந்த நேரத்தில் செய்து, தினந்தோறும் ஒரு திட்டமிட்ட வாழ்க்கை வாழுகிறோமே. அப்படியென்றால் அவை அனைத்தும் திட்டங்களா என்றால், இல்லை. இவை தினசரி நெறிமுறைகள் (Operations) என்று கூறப்படும்.

ஆனால், நாமும் திட்ட மேலாண்மை செய்கிறோம். எப்போழுது? எல்லோர் வீட்டிலும், கல்யாணம், சுப நிகழ்ச்சிகள், இதர நிகழ்ச்சிகள் நடைபெறும். இவை தினந்தோறும் நடப்பதில்லை வருடத்தில் ஒரு முறையோ அல்லது பல வருடங்களுக்கு ஒரு முறையோ நடைபெறும். உதரணமாக, வீட்டில், சகோதரிக்கோ, சகோதரனுக்கோ, அல்லது செல்வங்களுக்கோ திருமணம் என்று வைத்துக் கொள்வோம்.

அவர்களுக்கு, வாழ்க்கைத் துணையைத் தேடுவதில் தொடங்கி, பொருத்தமான வரனை அடையாளம் கண்டுபிடிப்பது முதல் இந்த திட்ட மேலாண்மை தொடங்குகிறது.

வரண் அடையாளம் காணல், பின்னர் முக்கிய உறவினர்களின் வசதிகள் அறிந்து கல்யாண நாள் குறித்தல், கள்யாணம் நடத்த இடம் நிச்சயம் செய்தல், யாரை அழைப்பது, எப்படி அழைப்பது (நேரிலா அல்லது தபாலிலா), எந்த விதமான பத்திரிக்கை அடிப்பது, விருந்து ஏற்பாடுகள், யார் சமையல்காரர், என்ன விதமான பதார்த்தங்கள், எத்தனை நபர்கள் ஒவ்வொரு வேளையும் வருவார்கள் என்கிற குத்து மதிப்பான எண்ணிக்கை, எந்த விதமான உடைகள் அணிவது, எங்கே உடைகள எடுப்பது, மணமக்களுக்கு என்னென்ன நகைகள் வாங்க வேண்டும், என்னென்ன நகைகள் விழாவிற்கு அணிய வேண்டும், மணநாளில் செய்ய வேண்டிய சடங்குகள், மணமக்கள் எங்கே தேனிலவு செல்லப் போகிறார்கள் என்பது வரை ஒவ்வொன்றும் தெரிவு செய்து, அதற்கான செலவுகள் எவ்வளவு, கையிருப்பு எவ்வளவு, மீதி தெவைப்பட்டால் எப்படி ஏற்பாடு செய்வது, என்று வகைப்படுத்தி செய்யும் செயல்பாடு ஒரு திட்டமாகும். அதை செய்யும் முறையை கட்டுப்படுத்தி செவ்வனே செய்யும்போது அது திட்ட மேலாண்மை எனப்படும்

ஆக, திட்ட மேலாண்மை என்பது, நாம் பணி புரியும் அலுவலகத்தில் மேற்கொள்ளும் திட்டங்கள் மட்டுமல்ல, நம் சொந்த வாழ்க்கையிலும் செய்யும் சில செயல்பாடுகள்தான்.

ஏனென்றால், இந்த செயல்பாட்டுக்கு

• ஒரு நோக்கம் உள்ளது
• ஒரு ஆரம்ப தேதியும், முடிவு தேதியும் உள்ளது
• செலவுத் திட்டமுள்ளது
• ஒரு சடங்கு போல் மற்றொரு சடங்கு இருப்பதில்லை

எனவே ஒவ்வொருவருக்கும், திட்ட மேலாண்மையில் பயிற்சி வேண்டும். இந்தப் பயிற்சி அனுபவத்தினாலும் கிடைக்கலாம், ஏட்டுப்படிப்பினாலும் கிடைக்கலாம். அனுபவ அறிவு ஒருவரை மெருகெற்றி, மெருகேற்றி சிறந்த மேலாளராக ஆக்குகிறது.

அதனால் ஏட்டுப்படிப்பு நமது சிறார்களுக்கு பள்ளிப் பருவத்திலேயே கொடுக்கப்பட்டால், அவர்கள் வாழ்க்கையை ஒரு தெளிந்த சிந்தனையோடு மேற்கொள்ள முடியும்.

இப்பொழுது ஏன் அனைவரும் திட்ட மேலாண்மையைப் பற்றி இவ்வளவு பேசுகிறார்கள், முக்கியத்துவம் கொடுக்கிறார்கள்?

அலுவலகங்களில் பேசப்படுவதோடு மட்டுமல்லாமல், தனி மனித வாழ்க்கையிலும்ம் இதன் முக்கியத்துவம் அதிகம் பேசப்படுகிறது.

ஏனென்றால், இன்று ஒரு திட்டத்தை செயல் படுத்த பல் வேறுபட்ட திறன்கள் தேவைப்படுகின்றன. இவை அனைத்தும் ஒருவரிடத்திலோ அல்லது ஒரு குழுவிலோ இல்லை. இந்தத் திறன்கள் பல இடங்களில் சிதறிக் கிடக்கின்றன. இவற்றைக் கண்டு பிடித்து, தனக்குத் தேவையான அளவு உபயோகப்படுத்திக் கொண்டு, நம் திட்டங்களை முடிக்க வேண்டும்.

இந்த மேலாண்மையில் மேம்படுவதற்கு தற்போது பலதரப்பட்ட பட்டப்படிப்புகளும், பட்டயப் படிப்புகளும், கல்வி நிலையங்களால் அளிக்கப்பட்டு வருகின்றன.

திட்ட மேலாண்மைத் துறையில் வல்லமை பெற்ற திட்ட மேலாளர், பேனா எடுத்து பெரிதும் வேலை செய்ய மாட்டார், தட்டச்சு செய்ய மாட்டார். ஆனால் மற்றவரிடம், இதைச் செய், அதைச் செய் என்று வேலை வாங்கிக் கொண்டிருப்பார். இவரின் வேலை பெரும்பாலும் கண்காணித்தலும், ஒருங்கிணைத்தலும் ஆகும்.

ஒருங்கிணைத்தலைப் பற்றி வள்ளுவர் கூறுவது:

பொருள்கருவி காலம் வினையிடனொடு ஐந்தும்

இருள் தீர எண்ணிச் செயல்

பொருள் - பணம்

கருவி - கருவிகள் மற்றும் வழி முறைகள் ( Tools and processes)

காலம் - நேரம்

வினை - நோக்கம்

இடம் - இடம்

ஆகியவற்றை முடிவு செய்து பின்னர் ஒருங்கிணைத்து செயல் பட வேண்டும்.

வள்ளுவர் மீண்டும் கூறுவது:

எண்ணித் துணிக கருமம், துணிந்தபின்

எண்ணுவம் என்பது இழுக்கு

அதாவது ஒரு நோக்கத்தை முடிவு செய்த பின் அதற்கான செயல் பாட்டு வழி முறைகளையும் முடிவு செய்து விட வேண்டும். அதன் பின்னரே செயலாக்கத்தில் இறங்க வேண்டும். ஆக்க முயற்சியில் ஈடுபட்டபின் செயலாக்க வழிமுறைகளைப் பற்றி சிந்திப்பதென்பது ஒவ்வாது என்கிறார்.

ஒருங்கிணைத்தல்:

ஏன் இவ்வாறு ஒருங்கிணக்கப்பட வேண்டும்? அதற்கு ஏன் இவ்வளவு முக்கியத்துவம்?

ஒரு திட்டம் செயல்படுத்தப் பட வேண்டுமானால், நாம் முன்னரே கூறியபடி, பலதரப்பட்ட செயற்திறன்கள் தேவைப்படுகின்றன. அவற்றை நம் தேவைக்கேற்ப ஒருங்கிணைத்தால் மட்டுமே, முடிவை அடைய முடியும்.

அவ்வாறு தேவைப்படும் திறன்கள் என்னென்ன?

இவற்றை அடுத்த பகுதியில் பார்ப்போம்.